Quali documenti sono necessari per aprire un ufficio di rappresentanza in Italia?
Per poter aprire una sede secondaria in Italia sono richiesti molteplici documenti, di seguito elencati:
- Una descrizione dettagliata dell’attività svoltadalla società estera su carta intestata della società;
- Una visuradella società estera che intende avviare un ufficio di rappresentanza in Italia. Deve trattarsi di un documento che includa il nome dei soci e degli amministratori della società;
- La delibera del consiglio di amministrazione dell’organo amministrativoche deve autorizzare l’apertura dell’ufficio di rappresentanza in Italia indicandone l’indirizzo di recapito e nominare un rappresentante dell’ufficio;
- Una copia del passaporto del rappresentante dell’ufficio di rappresentanza italiano.
Quali gli adempimenti amministrativi di un ufficio di rappresentanza?
Si considera ufficio di rappresentanza una sede fissa che svolga funzioni meramente ed esclusivamente promozionali e pubblicitarie, di raccolta di informazioni, di ricerca scientifica o di mercato.
L’ufficio di rappresentanza di una società straniera in Italia, quindi, deve avere esclusivamente una funzione ausiliaria rispetto alla società madre, non potendo svolgere attività di produzione o di vendita. In sostanza, il responsabile dell’ufficio di rappresentanza non ha alcun potere gestionale o di impegnare la società di fronte ai terzi. Questo significa che l’ufficio di rappresentanza non produce alcun reddito, ed i suoi costi sono interamente deducibili per l’impresa madre.
L’ufficio di rappresentanza, pur non essendo obbligato alla tenuta dei libri sociali né alla presentazione di bilanci o dichiarazioni dei redditi, è ad ogni modo soggetto all’obbligo di tenuta della contabilità ordinaria per la documentazione dei costi e delle spese sostenute (es. personale, cespiti, etc). Trattasi, in ogni caso, di tutti costi coperti finanziariamente dalla società madre.
