Chi avvia un’attività in Italia scopre presto che gran parte della burocrazia passa da pochi strumenti digitali. SPID, PEC e identità digitale sono le chiavi senza le quali non si accede ai portali pubblici, non si apre la partita IVA e non si emette una fattura. Vediamo a cosa servono, come ottenerli da straniero e in quale ordine attivarli.
SPID, PEC e identità digitale: a cosa servono in Italia
Per chi si trasferisce in Italia, la dimensione digitale della burocrazia non è un dettaglio ma una porta d’ingresso obbligata. Vale per il professionista e l’imprenditore, che senza queste chiavi non aprono la partita IVA né emettono una fattura, ma anche per il pensionato e l’investitore immobiliare, che attraverso gli stessi strumenti accedono alla sanità, alla propria posizione previdenziale e alla gestione fiscale degli immobili.
Tre strumenti, in particolare, compongono l’identità amministrativa di chi opera nel Paese: lo SPID, la PEC e la più ampia categoria dell’identità digitale, di cui fa parte anche la Carta d’Identità Elettronica.
- Lo SPID, Sistema Pubblico di Identità Digitale, è la chiave unica con cui ci si fa riconoscere online e si accede in modo sicuro ai servizi della Pubblica Amministrazione e dei privati aderenti.
- La PEC, posta elettronica certificata, è invece l’indirizzo che dà valore legale alle comunicazioni, equiparate a una raccomandata, ed è il cuore del cosiddetto domicilio digitale.
- L’identità digitale, infine, è il concetto che riunisce i sistemi con cui lo Stato certifica chi siamo nel mondo telematico: accanto allo SPID vi è la Carta d’Identità Elettronica, l’unica identità fisica e digitale certificata dallo Stato italiano.
Per il professionista questi strumenti non sono intercambiabili ma complementari: con lo SPID o la CIE si entra nei portali, con la PEC si dialoga formalmente con enti, clienti e ordini professionali.
È un tema che riguarda da vicino l’identità digitale degli stranieri che intendono stabilirsi e produrre reddito in Italia, perché senza queste chiavi gran parte degli adempimenti, dall’apertura della partita IVA alla fatturazione, semplicemente non si avvia. Comprendere fin dall’inizio a cosa serve ciascuno strumento permette di attivarli nell’ordine giusto e di non restare bloccati al primo accesso a un portale pubblico, magari a ridosso di una scadenza fiscale o previdenziale.
Come ottenere lo SPID da straniero
Ottenere lo SPID per gli stranieri segue lo stesso percorso previsto per i cittadini italiani, con qualche attenzione in più sui documenti. Servono un documento di riconoscimento italiano in corso di validità, il tesserino del codice fiscale, un indirizzo di posta elettronica e un numero di cellulare a uso personale.
Il documento italiano è il punto su cui conviene soffermarsi: il professionista titolare di un permesso di soggiorno può richiedere la carta d’identità italiana presso il Comune, e questo gli apre la via all’attivazione.
Il codice fiscale, indispensabile, si ottiene dall’Agenzia delle Entrate secondo la procedura adatta alla propria situazione, e per chi proviene da un Paese terzo è spesso già attribuito in sede di permesso di soggiorno o presso lo Sportello unico per l’immigrazione. Reperiti i documenti, l’attivazione avviene rivolgendosi a uno dei gestori di identità digitale accreditati dall’Agenzia per l’Italia Digitale, scegliendo tra le diverse modalità di riconoscimento, alcune gratuite e altre a pagamento. Il gestore, verificata l’identità, rilascia le credenziali.
Vale la pena ricordare che lo SPID prevede tre livelli di sicurezza: il primo con nome utente e password, il secondo con un codice temporaneo inviato via sms o app, il terzo con un supporto fisico per le operazioni più delicate. Per la maggior parte degli adempimenti professionali è sufficiente il secondo livello, quello richiesto dai principali portali fiscali e previdenziali.
Pianificare per tempo l’attivazione evita di scoprire, all’ultimo momento, che manca proprio la credenziale necessaria per accedere a un servizio.
La PEC: quando è obbligatoria
La PEC merita un capitolo a parte, perché per il professionista non è una semplice comodità ma spesso un obbligo di legge. La posta elettronica certificata è l’indirizzo eletto come domicilio digitale, valido per le comunicazioni con valore legale.
La normativa impone l’iscrizione del domicilio digitale all’INI-PEC, l’indice dedicato, ai professionisti iscritti in albi ed elenchi e alle imprese: chi avvia un’attività autonoma o costituisce una società in Italia deve quindi dotarsi di una casella PEC e comunicarla negli appositi registri. Diverso è il caso del cittadino che non esercita attività professionale: per lui esiste l’INAD, l’Indice nazionale dei domicili digitali, dove l’iscrizione resta facoltativa e rimessa alla libera scelta. Per il professionista la differenza è sostanziale, perché la PEC diventa lo strumento con cui ricevere notifiche, comunicazioni degli ordini, fatture e atti, in tempo reale e senza i rischi del recapito postale.
Il tema della PEC per gli stranieri in Italia si lega dunque direttamente alla natura dell’attività svolta: chi lavora come libero professionista o imprenditore non può prescindere dalla casella certificata, mentre chi vive nel Paese senza partita IVA può valutarne l’attivazione su base volontaria.
La PEC si ottiene da un gestore qualificato e, una volta attiva, può essere registrata come domicilio digitale accedendo al portale dedicato con SPID, CIE o Carta Nazionale dei Servizi. Anticipare questo passaggio al momento dell’avvio dell’attività professionale è una scelta di buon senso, perché molte comunicazioni ufficiali viaggiano ormai esclusivamente su questo canale.
Identità digitale senza residenza: si può?
Una domanda ricorrente tra chi non ha ancora completato il trasferimento riguarda la possibilità di attivare lo SPID senza residenza in Italia. La risposta è affermativa: la residenza anagrafica non è di per sé un requisito per ottenere l’identità digitale. Ciò che conta è il possesso di un documento di riconoscimento italiano in corso di validità e del codice fiscale, oltre alla verifica dell’identità da parte del gestore.
Anche chi si trova ancora all’estero può attivare lo SPID, purché disponga di questi elementi: chi non ha il tesserino del codice fiscale può richiederlo all’Agenzia delle Entrate anche tramite l’ufficio consolare di riferimento. Per il riconoscimento a distanza occorre rivolgersi ai gestori che lo consentono, individuabili nella pagina dedicata dall’icona che segnala l’operatività verso l’Unione europea o verso il resto del mondo.
Va segnalata una differenza pratica con la Carta d’Identità Elettronica: questa si rilascia al Comune di residenza o, per i residenti all’estero, tramite il Consolato, mentre lo SPID prescinde dall’iscrizione anagrafica. Per il professionista che sta costruendo la propria presenza in Italia, ma non ha ancora formalizzato la residenza, questo significa poter avviare comunque gli adempimenti digitali, attivando lo SPID e, se necessario, la PEC, in attesa di completare le formalità anagrafiche. È una flessibilità preziosa, perché consente di non rinviare l’apertura della partita IVA o i primi rapporti con la Pubblica Amministrazione solo perché la residenza è ancora in corso di registrazione.
Resta inteso che, completata l’iscrizione anagrafica, si potrà comunque richiedere anche la Carta d’Identità Elettronica, affiancandola allo SPID già attivo per disporre di entrambe le chiavi di accesso.
I servizi che richiedono SPID
Una volta attivata, l’identità digitale diventa la chiave d’accesso a un numero crescente di servizi, e quali contino davvero dipende dal profilo di chi si trasferisce. Con lo SPID, o in alternativa con la Carta d’Identità Elettronica, si entra nei portali dell’Agenzia delle Entrate per il cassetto fiscale, la dichiarazione dei redditi e i pagamenti, in quelli dell’INPS per contributi e prestazioni, nel Fascicolo sanitario elettronico, nell’app IO per le comunicazioni della Pubblica Amministrazione e in pagoPA per i versamenti agli enti pubblici.
Nella nostra esperienza, i clienti che assistiamo nel trasferimento usano questi strumenti in modo molto diverso a seconda del progetto di vita. Il professionista o il titolare di partita IVA vive sui portali dell’Agenzia delle Entrate e dell’INPS, dove dichiara i redditi, versa imposte e contributi ed emette le fatture elettroniche. Il pensionato straniero che sceglie l’Italia ricorre soprattutto al Fascicolo sanitario elettronico per la salute, all’app IO per le comunicazioni e ai portali previdenziali per la propria posizione. L’investitore immobiliare, infine, usa lo SPID per gestire dal cassetto fiscale l’IMU e le imposte sugli immobili, consultare le visure e disporre i pagamenti con pagoPA.
Il vantaggio comune a tutti i profili è l’unicità dell’accesso: non servono credenziali diverse per ciascuna amministrazione, ma una sola identità digitale valida su tutti i portali aderenti, in Italia e, grazie al nodo europeo eIDAS, anche per alcuni servizi negli altri Stati dell’Unione. Per questo l’attivazione iniziale, percepita talvolta come un adempimento noioso, è in realtà un investimento che si ripaga a ogni accesso.
Mano a mano che la Pubblica Amministrazione completa la propria digitalizzazione, i servizi raggiungibili solo con SPID o CIE aumentano, e disporre fin da subito di una credenziale di secondo livello mette chiunque si stabilisca in Italia, lavoratore, pensionato o investitore, nelle condizioni di operare senza interruzioni. Conviene perciò considerare l’identità digitale non come un mero requisito formale, ma come l’infrastruttura quotidiana su cui poggia la propria vita amministrativa nel Paese.
Consigli pratici per attivarli
Qualche accorgimento pratico aiuta ad attivare questi strumenti senza intoppi.
- Il primo consiglio è rispettare l’ordine logico: prima il codice fiscale, poi il documento d’identità italiano, quindi lo SPID e, per chi esercita un’attività, la PEC. Saltare un passaggio significa quasi sempre doversi fermare.
- Il secondo riguarda la scelta del gestore di identità digitale: conviene confrontare le diverse modalità di riconoscimento, valutando se la versione gratuita sia sufficiente o se la rapidità del riconoscimento a distanza, talvolta a pagamento, valga la spesa, soprattutto per chi si trova ancora all’estero.
- Il terzo suggerimento è attivare almeno il secondo livello di sicurezza, perché è quello richiesto dai portali fiscali e previdenziali che il professionista userà con maggiore frequenza.
Per chi avvia un’attività vale la pena considerare la Carta d’Identità Elettronica come strumento complementare allo SPID, utile anche come documento di viaggio e di identificazione fisica. Una volta ottenuta la PEC, è opportuno registrarla come domicilio digitale e controllarla con regolarità, perché vi arrivano comunicazioni con valore legale e relative scadenze.
Infine, è bene conservare con cura credenziali e codici di recupero, ed evitare di affidarli a terzi non qualificati. Affrontare l’attivazione con metodo, magari con l’assistenza di un professionista che conosca la macchina amministrativa italiana, trasforma un percorso che molti vivono come un ostacolo in una base solida su cui costruire la propria attività nel Paese, con la tranquillità di accedere a ogni servizio nel momento in cui serve. Un avvio ordinato di questi strumenti, infine, riduce sensibilmente il rischio di errori e di scadenze mancate nei primi e più delicati mesi di attività.
